Versie: Maart 2023

Privacystatement

Open Hart Kracht is een coachingspraktijk gevestigd in Breda die zich voornamelijk richt op coaching en massages.

Door Open Hart Kracht worden op verschillende manieren data en persoonsgegevens verwerkt. De AVG schrijft voor dat deze gegevens op een adequate manier worden beschermd en dat de privacy wordt gewaarborgd, beschermd en gehandhaafd.

Dit privacy- en cookiestatement wordt jaarlijks herzien en zo nodig aangepast. De meest actuale versie van dit beleid is te vinden op de website van Open Hart Kracht. Dit beleid voldoet aan zowel nationale als Europese wet- en regelgeving. Annemarie van Dam is verantwoordelijk voor de juiste verwerking en opslag van de persoonsgegevens en is het aanspreekpunt voor klanten. 

Dit beleid zorgt ervoor dat de praktijk voldoet aan de wettelijke eisen en zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk omgaat met de persoonsgegevens van haar (potentiële) klanten.

Wetgeving en definities 

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG in werking getreden, samen met de uitvoeringswet. De AVG zorgt voor een versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor bedrijven en andere organisaties. Dit geldt dus ook voor Open Hart Kracht. 

De AVG hanteert de volgende begrippen (versimpeld) die dezelfde betekenis hebben als in de Verordening:

• Betrokkene: De (potentiële) klant wiens persoonsgegevens door Open Hart Kracht verwerkt worden;
• Verwerker: De persoon of het bedrijf dat persoonsgegvens van klanten verwerkt en beheerd, in dit geval Open Hart Kracht;
• Persoonsgegevens: Elk gegeven dat is te herleiden naar een specifiek natuurlijk persoon. Enerzijds bestaan er algemene persoonsgegevens, zoals iemands naam, leeftijd, geslacht, e-mailadres en adresgegevens. Wanneer er wordt gesproken over bijzondere persoonsgegevens dan doelt men op gevoelige onderwerpen zoals iemands etnische achtergrond, politieke- of seksuele voorkeur. Deze gegevens verdienen op grond van de wet extra bescherming.
• Verwerking: Met verwerking wordt bedoeld alles wat de verwerker met persoonsgevens doet, bijvoorbeeld vastleggen, bewaren, bij elkaar voegen, aan een derde verstrekken of vernietigen.

De AVG hanteert de volgende uitgangspunten bij de zorgvuldige en verantwoorde verwerking van persoonsgegevens, en Open Hart Kracht conformeert zich hieraan:

1. Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie: Open Hart kracht verwerkt persoonsgegevens enkel in overeenstemming met de wet en doet dit op een zorgvuldige wijze;
2. Grondslag en doelbinding: Open Hart Kracht zorgt ervoor dat persoonsgegevens enkel met een rechtvaardige grondslag worden verwerkt, namelijk enkel voor voldoende omschreven en bepaalde (bedrijfsmatige) doelen;
3. Dataminimalisatie: Open Hart kracht bewaart enkel persoonsgegevens die absoluut noodzakelijk zijn voor haar bedrijfsvoering. Er worden zo min mogelijk persoonsgegevens verzamelt;
4. Bewaartermijn: Open Hart Kracht bewaart persoonsgegevens enkel voor zolang dat nodig is en verwijdert ze nadien, tenzij ze langer bewaart dienen te worden op basis van een wettelijke verplichting;
5. Integriteit en vertrouwelijkheid: Open Hart Kracht gaat zorgvuldig om met deze persoonsgegevens en behandelt ze vertrouwelijk;
6. Delen met derden: In het geval Open Hart Kracht persoonsgegevens deelt met door haar ingehuurde derden, sluit zij met die partij een verwerkersovereenkomst waarin afspraken staan over een zorgvuldige gegevensuitwisseling waarbij het bepaalde in dit privacybeleid worden gehonoreert;
7. Subsidiariteit: bij de verwerking van persoonsgegevens wordt gestreeft om de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zoveel mogelijk beperkt.
8. Proportionaliteit: Het doel van de verwerking van de persoonsgegevens mag niet onevenredig zijn aan de inbreuk op de belangen van betrokkene.

Persoonsgegevens

Door Open Hart Kracht wordt vooral gewerkt met de persoonsgegevens van klanten. Deze persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld voor het leveren van de diensten van de praktijk aan haar klanten. Deze (potentiële) klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat Open Hart Kracht zorgvuldig en veilig met hun persoonsgegevens omgaat. 

Doeleinden

Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden als daarvoor een duidelijk doel is gesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De persoonsgegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. 

De hoofddoelen van de verwerking van persoonsgegevens door Open Hart Kracht zijn:

• Het opnemen van contact met de klant, ten behoeve van het zo efficiënt uitvoeren van haar diensten;
• Voor marketingdoeleinden. 

Grondslagen

De wet bepaalt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag dient te zijn. Dit kan zijn op basis van de AVG of andere specifieke wet- en regelgeving. De rechtmatige grondslagen waarop Open Hart Kracht zich baseert is:

• Dat de verwerking noodzakelijk is voor het correct en efficiënt kunnen uitvoeren van de overeenkomst;

• Om een wettelijke verplichting na te komen;
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

Verwerking van persoonsgegevens

Open Hart Kracht verwerkt persoonsgegegevens op verschillende manieren. Bijvoorbeeld wanneer potentiële klanten contactgegevens achterlaten op de website via het contactformulier. Het gaat dan om de naam, e-mailadres en telefoonnummer. Dit maakt het mogelijk voor Open Hart Kracht om contact op te nemen met die klant en om de persoon met zijn naam aan te spreken.

Het kan ook zo zijn dat klanten zich vrijwillig aanmelden voor de nieuwsbrief en daarbij hun e-mailadres achterlaten op de website.

Wanneer een klant ervoor kiest om de diensten van Open Hart Kracht af te nemen, zijn voor facturatiedoeleinden aanvullende persoonsgegevens nodig, zoals:

• Bedrijfs- dan wel woonadres;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• Financiële informatie zoals een rekeningnummer;
• In het geval van een bedrijf: functie binnen het bedrijf en contactgegevens van een bestuurder of verantwoordelijke;

• Eventuele bijzondere persoonsgegevens die van belang kunnen zijn voor het uitvoeren van de dienst, hier wordt extra discreet mee omgegaan.

Datalekken

Bij het iedere bedrijf of organisatie kan het voorkomen dat er een datalek plaatsvindt. Natuurlijk doet Open Hart Kracht haar uiterste best om dit te voorkomen en treft zij de nodige ICT- en beveiligingsmaatregelen om de kans hierop te minimaliseren. Men spreekt van een datalek in het geval dat persoonsgegevens in de handen van een derde vallen die niet bevoegd is om toegang te hebben tot de gegevens. In het geval er toch een datalek plaatsvindt meldt Open Hart Kracht dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Wanneer de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, brengt de praktijk haar klanten daarvan in eenvoudige taal op de hoogte. 

Communicatie met betrokkenen

De AVG verplicht organisaties om transparant te communiceren naar betrokkene. Wanneer een klant persoonsgegevens aan Open Hart Kracht geeft, wordt hij of zij door de praktijk op de hoogte gesteld van hoe met deze gegevens wordt omgegaan, namelijk op de volgende manieren:

Externe communicatie

De AVG verplicht organisaties om te communiceren dat zij conform de wet handelen. Open Hart Kracht doet dit door: 

• Een privacy- en cookiestatement op de website te plaatsen waar deze makkelijk en vrij toegankelijk is voor alle bezoekers;
• Dit privacy- en cookiestatement aan te haken aan haar algemene voorwaarden of als bijlage mee te sturen bij de opdrachtbevestiging. In enkele gevallen zal een link in de opdrachtbestiging naar dit privacy- en cookiestatement op de website volstaan.

Verwijderen van persoonsgegevens

Open Hart Kracht bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar diensten, of voor hoelang de wettelijke bewaartermijn voor specifieke persoonsgegevens voorschrijft. Persoonsgegevens die bewaart blijven nadat klant is opgehouden met diensten af te nemen van Open Hart Kracht worden zo spoedig mogelijk vernietigd. 

Rechten van betrokkenen:

De AVG bepaalt niet enkel de plichten van de verwerker van persoonsgegevens, in dit geval Open Hart Kracht, maar ook de rechten van betrokkenen. Deze rechten staan opgesomd in de AVG en zijn de volgende:

• Recht op informatie: betrokkene heeft het recht om te weten of persoonsgegevens Open Hart Kracht van hem/haar verwerkt;
• Inzagerecht: betrokkene heeft het recht om inzage te krijgen en te controleren welke persoonsgegevens door Open Hart Kracht worden verwerkt;
• Correctierecht: Persoonsgegevens die niet kloppen worden op verzoek van de betrokkene gecorrigeerd;
• Recht van verzet: betrokkene heeft het recht om Open Hart Kracht te verzoeken zijn persoonsgegevens niet langer te gebruiken;
• Recht om vergeten te worden: Betrokkene heeft recht op verwijdering van zijn persoonsgegevens nadat hij of zij is gestopt met afnemen van diensten van Open Hart Kracht, de wettelijke bewaartermijn voor bepaalde gegevens (voornamelijk facturen) uitgezonderd.

De Betrokkene kan een verzoek om gebruik te maken van bovenstaande rechten schriftelijk, telefonisch of elektronisch bij Open Hart Kracht indienen, waarna zij zo spoedig mogelijk contact opneemt met betrokkene. 

Cookie statement

Open Hart Kracht maakt gebruik van cookies voor het correct functioneren van haar website. Hier leggen wij u uit welke cookies gebruikt worden en wat de gevolgen voor u zijn.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn mini-bestanden die kunnen worden geplaatst op een apparaat dat is verbonden dat is verbonden met het internet, zoals een computer, telefoon of tablet. Cookies kunnen gebruikt worden om informatie te verzamelen of op te slaan over hoe iemand zich gedraagt op een website.

Hoelang worden cookies bewaart?

Sommige cookies worden automatisch verwijderd aan het einde van een sessie, dus als u de browser afsluit. Andere cookies worden langere tijd bewaard, variërend van één dag tot een onbepaalde termijn (persistente cookies).

Het doel van cookies 

Cookies zorgen er voornamelijk voor dat websites makkelijker worden in gebruik. Cookies onthouden bijvoorbeeld taalinstellingen, wat er in uw winkelmandje stond en inloggegevens. 

Open Hart Kracht gebruikt cookies:

• Om ervoor te zorgen dat de website goed functioneert;
• Ten behoeve van website statistiek: inzicht krijgen in het aantal bezoekers van de website en welk delen bezocht worden;
• Voor het mogelijk plaatsen van voor u relevante advertenties.

Optionele cookies

Permanente cookies

Bij een eerste bezoek aan de website van Open Hart Kracht kunt u uw cookie-voorkeuren instellen. Wanneer u alle cookies accepteert, waaronder permanente cookies, worden uw voorkeuren opgeslagen. Denk aan taalinstellingen, inloggegevens enzovoorts. Deze cookies hebben tot doel om de gebruikservaring voor u zo aangenaam mogelijk te maken. Permanente cookies kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser. 

Tracking cookies

Wanneer u alle cookies accepteert kunnen er ook tracking cookies op uw apparaat worden geplaatst. Tracking cookies houden individueel surfgedrag bij en stellen profielen op om advertenties te sturen. Dit profiel is niet te herleiden naar een specifiek persoon. Aan de hand van trakcing cookies is het voor ons mogelijk om een voor u passende advertentie te laten zien.

Functionele cookies

Sessie cookies

Sessie cookies volgen het gedrag van de bezoeker tijdens het bezoek aan de website. Wij kunnen dan zien welke onderdelen van de website bezocht zijn. Dit is niet te linken aan specifiek individu. Bij het afsluiten van uw browser worden sessie cookies verwijdert. 

Bij een eerste bezoek aan onze website kunt u zelf aangeven of enkel functionele cookies wenst of ook optionele cookies. U bent niet verplicht alle soorten cookies te accepteren.

Google Analytics 

Google Analatics is een softwareprogramma van Google dat inzicht geeft in het gedrag van bezoekers op onze website. Het geeft ondere andere inzicht in het aantal bezoekers, waar ze vandaan komen en waar ze naartoe navigeren. Namens Open Hart Kracht wordt een cookie geplaatst door Google, als deel van haar Analytics dienst. Deze gegevens worden door Google zoveel mogelijk geanonimiseerd en zijn niet te linken aan een IP-adres.